Архив

ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве при управлении Алтайского края по
образованию и делам молодежи

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архив при управлении Алтайского края по образованию и делам молодежи (далее именуется "Архив") является структурным подразделением управления Алтайского края по образованию и делам молодежи (далее именуется "Управление"), осуществляющим деятельность по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов в части касающихся образования.

1.2. Положение   об   архиве   согласовывается   с   экспертно-проверочно-методической комиссией (далее именуется "ЭПМК") Управления архивного дела Алтайского края и утверждается начальником Управления.

1.3. Архив   в   своей   деятельности   руководствуется   Положением    об Архивном фонде РФ (Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552), Федеральными законами "Об образовании", "Об архивном деле  в Российской   Федерации",   положением   об   Управлении,   приказами начальника    Управления,    правилами    и    другими    нормативно-методическими документами Министерства образования Российской Федерации, Федерального архивного агентства, управления архивного дела Алтайского края (далее именуется "Управление архивного дела"), настоящим положением.

1.4. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными   подразделениями   Управления,   органами   местного самоуправления    городов    и    районов    края,    образовательными учреждениями    и    Управлением    архивного    дела    по    вопросам, отнесенным к компетенции Архива.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА

2.1. Комплектование Архива документами:
- по личному составу Управления;
- по личному составу учреждений системы образования края в случае их ликвидации   и   реорганизации   или   отсутствия   условий   хранения документов в действующих учреждениях.

2.2. Своевременный    прием,    упорядочение    документов    Управления, обеспечение   их   сохранности,   учет   и   передача  дел   постоянного хранения на государственное хранение в ЦХАФ АК.

2.3. Государственный   учет,   обеспечение   сохранности,   использование, создание научно-справочного аппарата (далее именуемое "НСА")   к документам, хранящимся в Архиве.

2.4. Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в Управлении и в составе комиссий управления в учреждениях образования - источниках комплектования.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

3.1. Осуществление   хранения   и   государственного   учета   документов, принятие мер по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.2. Проведение    в    установленном    порядке    экспертизы    ценности документов,   находящихся   в   Архиве,   организация   использования документов.

3.3. Создание,  пополнение  и  совершенствование  НСА  к  документам, хранящимся в Архиве, внедрение в практику Архива прогрессивных форм труда.

3.4. Исполнение социально-правовых запросов организаций, учреждений, граждан,    выдача    копий    документов    и архивных    справок    в установленном порядке.

3.5. Прием   и   упорядочение   документов   Управления   постоянного   и долговременного сроков хранения, не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством.

3.6. Выявление    и    учет    ликвидированных    или    реорганизованных учреждений. Осуществление приема документов по личному составу от образовательных учреждений края в установленном порядке, независимо от форм собственности, в том числе в неописанном виде, когда документы оказываются бесхозными.

3.7. Участие в работе Центральной экспертной комиссии (далее именуемое "ЦЭК")  Управления. Консультирование работников Управления и учреждений системы образования края, участие в семинарах, совещаниях по вопросам ведения делопроизводства.

3.8. Участие   в   работе   комиссий   Управления   по    инспектированию муниципальных органов управления образованием и образовательных учреждений края, подведомственных Управлению.

3.9. Оказание,   во   взаимодействии   с   Управлением   архивного   дела, методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела образовательным      учреждениям      списка      комплектования      и самостоятельно, во всех других образовательных учреждениях края по их запросам.

3.10. Представление ежегодно в Управление архивного дела сведений о составе и объеме документов по установленной форме.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

4.1. Архив   возглавляет   заведующий,   назначаемый   на   должность   и освобождаемый  от должности  начальником  Управления.  В  своей практической деятельности заведующий подчиняется непосредственно начальнику Управления.

4.2.  Архив имеет гербовую печать, угловой штамп и бланки со своим наименованием.

4.3. Структура и штатная численность сотрудников Архива утверждается начальником Управления.

4.4. Архив   содержится  за  счет  краевого   бюджета,   а  также   средств, полученных    по    договорам    за    научно-техническую    обработку документов, и других платных услуг.

4.5. Архив осуществляет платные услуги гражданам и организациям в соответствии  с   Перечнем   платных  работ  и   услуг,   оказываемых учреждениями архивной службы края (распоряжение администрации края от 02.02.1995 N 99-р). Представление платных услуг регулируется положением   "О   платных   услугах",   утвержденным   начальником Управления.

4.6. Архив работает по планам, утвержденным заведующим Архивом.

4.7. Заведующий Архивом:
- несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Архив в соответствии с настоящим Положением задач и функций, распорядительных   документов   Управления,   состояние   трудовой   и исполнительской дисциплины в Архиве; t
- распределяет обязанности и представляет к утверждению должностные инструкции сотрудников;
- осуществляет лично контроль за комплектованием, хранением, учетом и использованием архивных документов;
- заключает договоры от имени Архива (по генеральной доверенности управления)   с   учреждениями   образования   на   научно-техническую обработку документов и другие виды платных услуг;
- ведет личный прием граждан, отвечает за своевременное и качественное исполнение запросов граждан и учреждений;
- имеет право подписи на документах, оформляемых на бланках Архива (письма, архивные справки, выписки и копии и др.);
- принимает меры по созданию и оргтехническому оснащению рабочих мест, обеспечению необходимых условий труда сотрудников;
- осуществляет  другие   полномочия   в   соответствии   с   действующим законодательством,    Положением"   об    Управлении    и    настоящим Положением.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Изменения   и   дополнения   к   настоящему   Положению   утверждает начальник Управления.

5.2. При смене заведующего Архивом прием-передача документов и НСА к ним производится по акту.

5.3. Реорганизация   Архива   осуществляется   по   решению   начальника Управления.

5.4. Архив  может  быть  ликвидирован  только   в   случае  прекращения деятельности Управления.

Опубликовано: 06.08.2007